Leveranciersbeheer

print

Leveranciersbeheer : Zorg dragen voor klant- en leveranciersrelaties


Uw bedrijf is niets zonder zijn klanten, maar ook uw leveranciers zijn veel waard. Sterker nog: zonder hun goederen en diensten zou u uw product niet kunnen vermarkten. De klant-leveranciersrelatie speelt een sleutelrol in het succes van uw bedrijf.

In België bedraagt de wettelijke betalingstermijn voor overeenkomsten tussen bedrijven 30 dagen. Hier mag contractueel van worden afgeweken op voorwaarde dat de tijd niet ‘kennelijk onbillijk’ is. Voor contracten tussen bedrijven en overheden mag men deze periode verlengen tot maximaal 60 kalenderdagen.

Zodra de termijn van 30 (of 60) kalenderdagen is overschreden, kan de schuldeiser automatisch, zonder nadere ingebrekestelling aanspraak maken op de betaling van vertragings- oftewel handelsrente. Om de vertragingsrente te berekenen dient u 8 procentpunten toe te voegen aan de referentie-interestvoet van de Europese Centrale Bank. Daarbovenop mag u ook de incassokosten met de schuldenaar verrekenen.

Een tip: geef al in de bestelbon duidelijk aan wat uw algemene voorwaarden zijn bij laattijdige betaling en welke sancties er volgen indien de schuldenaar de betalingstermijn niet respecteert.

De bank- en verzekeringswereld biedt specifieke producten aan waarmee bedrijven , zich kunnen indekken tegen risico’s met klant-leveranciersrelaties. Hieronder enkele voorbeelden.

De kredietverzekering

Denkt u mogelijk te worden geconfronteerd met wanbetalingen of laattijdige betalingen van bepaalde facturen? Dan kunt u met een kredietverzekering weer op twee oren slapen. Tegen betaling van een premie ontvangt u met dit financieel product een vergoeding van de verzekeraar in geval van niet-betaling. Het proces ziet eruit zoals volgt.

Vooreerst voert de verzekeraar een audit uit van de rekeningen en balansen van uw klant om te zien of er solvabiliteits- of liquiditeitsproblemen zijn. De verzekeraar kan dekking weigeren als zij de risico’s te hoog vindt.

Een tweede stap, nadat de kredietverzekering is afgesloten en een factuur inderdaad niet wordt betaalt, zal de verzekeraar u compenseren volgens de voorwaarden in uw contract. Hierdoor kunt u uw geld dus snel recupereren.

Tot slot zal de verzekeraar een incassoprocedure starten jegens de wanbetaler.

Factoring

Factoring lijkt qua werking op een kredietverzekering, maar het is geen verzekeringsproduct. Het is een soort bancaire dienst waarmee u bepaalde debiteuren kunt beheren. Factoring gaat concreet als volgt: wanneer u goederen of diensten levert, stuurt u uw factuur niet naar de klant, maar naar de bank of factormaatschappij. Zij betaalt u vrijwel onmiddellijk een afgesproken percentage van het uitstaande bedrag als voorschot en gaat vervolgens achter de daadwerkelijke betaling door uw klant aan. Eenmaal de debiteur heeft betaald, ontvangt u het resterende deel. In ruil voor deze dienstverlening houdt de bank of factormaatschappij een commissie in op het totale factuurbedrag Dankzij factoring hoeft u niet zelf achter klanten hun veren te zitten en krijgt u door slechte betalers ook niet te maken met liquiditeitsproblemen.

Het documentair krediet

Deze kredietformule biedt maximale zekerheid voor zowel de klant als de leverancier. De eerste kan ervan opaan dat hij niet hoeft te betalen tot de goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd. De laatste is er zeker van dat de klant geen solvabiliteitsprobleem heeft.

Een documentair krediet wordt verstrekt via een bank, die een soort derdenbetaler is. Indien de overeenkomst voorziet in een documentair krediet, zal de klant de bank vragen om een krediet te openen met de leverancier als begunstigde. Zodra de goederen of diensten zijn geleverd, legt de leverancier de nodige documenten voor aan de bank om aan te tonen dat de overeenkomst werd gerespecteerd. Tot slot geeft de bank het bedrag vrij.

Bemiddeling en incasso

Ondanks de vele mogelijke financiële producten ten gunste van klant-leveranciersrelaties zullen er altijd geschillen blijven bestaan. Wat als uw facturen toch onbetaald blijven?

De ultieme oplossing is het opstarten van een incassoprocedure. Hiervoor laat u zich bijstaan door een advocaat. Hij helpt u om de juiste etappes te volgen, beginnend met een ingebrekestelling per aangetekend schrijven. Dit is verplicht voor u verdere juridische stappen zet.

Werkt dit niet, dan kunt u naar de rechtbank stappen. In dit geval moet een deurwaarder de dagvaarding uitbrengen. Uw debiteur wordt vervolgens opgeroepen om te verschijnen voor een Handelsrechtbank.

Als uw onderneming problemen heeft met een particuliere klant, kunt u een beroep doen op Belmed, de ombudsdienst van de FOD Economie. Dit platform bemoedigt de buitengerechtelijke beslechting van consumentengeschillen.

Voor geschillen tussen ondernemingen zijn er in elke regio verschillende bemiddelingsorganisaties. Zij proberen de zaken op een vriendschappelijke manier te regelen en zo gerechtelijke procedures te vermijden. Die kunnen immers langdurig en kostelijk zijn… en hebben een onzekere uitkomst.

De FOD Justitie heeft ook een portaalsite over bemiddeling, met nuttige adressen en te volgen tips vooraleer u een bemiddelaar inschakelt.

Meer weten

Europese campagne tegen betalingsachterstanden
De EU wil ondernemingen sensibiliseren over problematische betalingsachterstanden (site in o.a. Frans en Engels).

Platform ‘Financiering van ondernemingen’ door Febelfin
Deze site verzamelt informatie over bancaire producten voor ondernemingen, onder andere voor klant-leveranciersrelaties.

Belmed
De ombudsdienst van de FOD Economie tracht de buitengerechtelijke beslechting te bevorderen van geschillen tussen bedrijven en individuele consumenten.

Bemiddelingsportaal van de FOD Justitie
Deze portaalsite geeft bemiddelingsadvies en verzamelt alle nuttige adressen om een bemiddelaar te vinden die u begeleidt met de buitengerechtelijke beslechting van een eventueel geschil.

bMediation
bMediation heeft als missie alternatieve methodes van geschillenbeslechting te promoten en te ontwikkelen.


Vlaamse Organisatie voor Bemiddeling en Arbitrage
De VOBA biedt als alternatieve vormen van geschillenbeslechting de bemiddeling en de arbitrage aan.

Bemiddelingsdienst van BECI
BECI moedigt bedrijfsleiders aan om alternatieve oplossingen te zoeken voor geschillen, zoals arbitrage of bemiddeling.

Bouton-2